AVG

AVG en VV Blauwhuis

25 mei 2018 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vervangen door een
privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). Deze wet versterkt de positie van mensen waarvan
persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken,
waaronder dus ook voetbalclubs, krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te
gaan met deze gegevens.

Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met
persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en andere betrokkenen. Met deze
documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG.

Inventarisatie

VV Blauwhuis is druk bezig om de eerste stappen te zetten volgens een stappenplan van de
KNVB. Dat bestaat o.a. uit een inventarisatie van de plekken waar de persoonsgegevens
liggen; waar bevinden deze zich en hoe wordt er mee omgegaan? En dat is vaak niet alleen
bij de ledenadministratie, maar ook op andere plekken zoals bij formulieren op de website en
bij teamindelingen. Om die bijzondere persoonsgegevens te mogen gebruiken, moet VV
Blauwhuis vanaf 25 mei 2018 aan extra voorwaarden voldoen.
Het juridische deel gaat over de vraag: hoe gaan wij met de gegevens om en waarvoor
worden ze gebruikt? Dat moet inzichtelijk worden gemaakt op bijvoorbeeld onze website en
op het aanmeldingsformulier. Weer een ander deel bevindt zich op het gebied van de ICT.
We moeten er voor zorgdragen dat onze hardware goed beveiligd is en niet gemakkelijk
gehackt kan worden.

Toegang tot de gegevens

Een ander onderdeel is de organisatorische procedure. Wie hebben er allemaal toegang tot
de gegevens en is dat wel echt nodig? Hoe minder mensen toegang hebben hoe beter het
is. Maar het moet natuurlijk wel werkbaar blijven.

Hoe zorgen wij als vereniging ervoor dat iedereen zich ervan bewust is dat men op een
voorzichtige manier moet omgaan met de persoonsgegevens? Dit geldt bijvoorbeeld ook
over het communiceren via de mail. Er moet bijvoorbeeld voor gezorgd worden dat niet alle
e-mailadressen zichtbaar zijn van degenen waar de mailing naar verstuurd wordt, maar dat
dit via de BCC (blind copy) optie plaatsvindt.

Publiceren van foto’s

Het publiceren van foto’s zorgt voor een ander lastig onderdeel uit de nieuwe wetgeving. In
principe moet iedereen die op een foto komt, daar expliciet toestemming voor geven. Hierbij
stuit je op praktische bezwaren, want je kunt niet altijd iedereen toestemming vragen.
Als er één ding duidelijk is, dan is het wel dat het bijna ondoenlijk is om alles perfect te
regelen. De AVG is een inspanningswet. Dat wil zeggen dat wij als vereniging moeten laten
zien dat we op een goede manier met de privacy van de leden omgaan en dat we passende
maatregelen treffen om dit te bewerkstelligen. Dat dit niet altijd helemaal volgens de letteren
van de wet kan, daar is soms geen ontkomen aan. Maar we moeten in ieder geval wel laten
zien dat we ons best hebben gedaan om het omgaan met privacy in goede banen te leiden.

Verzoek

VV Blauwhuis wil alvast alle leden, vrijwilligers en andere betrokkenen verzoeken om zich
bewust te worden van het feit dat we te maken hebben met deze nieuwe privacywetgeving.
Via de website zal iedereen op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen.
De AVG zal in de loop van het seizoen 2018/2019 nog verdere aandacht krijgen. Hierbij
zullen behalve de leiding en de spelers ook de ouders van jeugdleden worden betrokken.

Bestuur VV Blauwhuis